特殊な業務フローがある場合は、標準機能でどこまで対応できるかと、例外処理や承認ルートの柔軟性を重視して選ぶのが基本です。あわせて、既存システム連携・運用しやすさ・拡張性・コストも確認すると失敗しにくいです。
選定基準のポイント
- 業務適合性: 自社の特殊な承認ルート、条件分岐、代理承認、差戻しなどに対応できるか。
- カスタマイズ性: 標準機能で足りない部分を、どの程度柔軟に設定・拡張できるか。
- 既存システム連携: 会計、人事、勤怠、グループウェアなどと連携できるか。
- 操作性: 現場の担当者が迷わず使えるか、入力や承認が簡単か。
- 運用性: 管理部門だけでなく、現場でもルール変更や設定変更を行いやすいか。
- セキュリティ・監査対応: 改ざん防止、権限管理、履歴管理が必要水準を満たすか。
- コスト: 導入費だけでなく、保守費・運用負荷・教育コストまで含めて妥当か。
特殊な業務フローで特に確認したいこと
- 申請書の項目や画面を柔軟に変更できるか。
- 複雑な承認段階や分岐条件を設定できるか。
- 紙やExcelの既存運用から無理なく移行できるか。
- 多拠点・多言語・外部委託先など、運用範囲の広さに対応できるか。
- 将来、業務変更があっても作り直しが少なく済むか。
実務上の選び方
- まず対象業務を1つに絞る。
- その業務に必要な要件を洗い出す。
- 標準機能で足りるか、カスタマイズが必要かを切り分ける。
- 連携、操作性、コストを含めて比較する。
必要であれば、「特殊な業務フロー向けの選定チェックリスト」として、すぐ使える項目表にまとめます。
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